Dotco Express, Tingkatkan Sistem IT Untuk Pengiriman Dokumen Dalam Jumlah Banyak

Berkaca dari pengalaman sebelumnya di beberapa perusahaan ekspedisi, salah satu market yang kami sasar adalah kiriman dokumen perkantoran. 

Biasanya pengiriman dokumen perkantoran ini sangat banyak untuk sekali kirim. Ada pengiriman untuk internal mereka, namun lebih banyak lagi ke customer atau pihak eksternal mereka.

Pernah suatu ketika, di perusahaan ekspedisi lama tempat kami pernah berkarir diamanahkan dalam satu pengiriman lebih dari ribuan dokumen.

Tidak semua ekspedisi yang bisa melakukan input dalam satu hari tersebut. Pastinya mereka akan meminta softcopy pengiriman, jika input manual maka pengiriman tidak akan bisa terlaksana pada hari tersebut. Mereka akan butuh beberapa hari hanya untuk melakukan penginputan dokumen saja.

Dahulu kami memiliki cara dan teknik agar bisa melakukan penginputan ribuan dokumen dengan manual, lengkap dengan nomor surat (jika ada), pic pengirim serta divisi yang melakukan pengiriman pada klien tersebut. Syukur-syukur jika ada softcopy tentu penginputan bisa berjalan lebih cepat.

Nah, saat ini Dotco Express, sudah mengembangkan sistem penginputan dalam jumlah banyak. Misalkan pada satu hari ada klien mempercayakan pengiriman dokumen mereka dalam jumlah 1000 pcs misalkan. Maka, InsyaAllah tanpa softcopy pengiriman, Dotco Express bisa melakukan penginputan cepat dan bisa selesai di satu hari di tanggal pick up (penjemputan). 

Jika penjemputan dilakukan Senin, 3 Oktober 2022, maka dokumen tersebut sudah bisa selesai kami input semua ke sistem Dotco Express untuk mendapatkan nomor resi bagi 1000 dokumen di atas. Pada selasa atau keesokan harinya bisa dipastikan dokumen siap di delivery oleh seluruh Dotco Army (tim Delivery/ kurir Dotco Express).

Masih banyak perkantoran yang membutuhkan jasa ekspedisi yang sudah memiliki pengalaman dalam pengiriman dokumen. Pengiriman dokumen perkantoran ini tidak semua ekspedisi yang sanggup. Eitss...Kalau hanya sekedar ngantar bisa lah ya. Namun, apakah kualitas atau tingkat keberhasilan pengantaran tersebut tinggi? keberhasilan pengantaran apakah bisa dibuktikan ke-validannya?  

Pengalaman kami selama 7 tahun belakangan, banyak yang ditemui pengiriman dokumen asal kirim, penerima tidak jelas, bukti keberhasilan bahwa dokumen sudah di terima oleh orang yang tepat tidak ada. Resi tanda terima berhasil banyak di palsukan kurir, banyak sipenerima ngaku tidak pernah terima dokumen tersebut, dan banyak kasus lainnya yang pernah menjadi pengalaman berharga bagi kami.

Biasanya pengiriman dokumen ini dalam satu kota Padang atau bisa jadi hanya dalam satu Provinsi Sumatera Barat saja. Sifat dokumen ini penting dan bahkan ada yang sangat rahasia, ada yang sebagai surat tagihan, peringatan, info perusahaan ke konsumen, dan sebagainya.

Biasanya yang memiliki pengiriman dokumen yang sekali kirim dalam jumlah banyak seperti perusahaan Leasing dengan welcome letter untuk nasabah mereka yang baru, dokumen Surat Peringatan 1,2,3 bahkan ada yang surat somasi, dan sebagainya.

Ada juga instansi pemerintah seperti BPJS Kesehatan untuk info keterlambatan pembayaran, distribusi kartu KIS. Sedangkan BPJS Ketenagakerjaan biasanya melakukan pengiriman dokumen kenaikan UMR per tahun, atau dokumen peringatan keterlambatan pembayaran iuran.

Perbankan ada juga kiriman PIN, ATM, atau kartu kredit, namun ini biasanya langsung tender dari kantor pusat masing-masing perbankan tersebut. 

Paling banyak pengiriman kantor pajak. Biasanya kiriman ini banyak peluang return atau kempos, karena pengiriman mengacu kepada alamat KTP si wajib pajak. Terkadang wajib pajak ada yang sudah pindah, perusahaan yang sudah pindah alamat kantornya bahkan banyak perusahaan yang sudah tutup beroperasi. 

Sistem Dotco Express sendiri, sudah di kembangkan dengan sedemikian rupa. Tidak hanya dari sisi IT, sistem manajemen pengantaran, sistem validasi hasil pengantaran, sistem notifikasi pengiriman kepada klien, serta sistem kirim ulang free untuk yang belum berhasil terkirim, bahkan manajemen kempos atau return (jika ada) dan resi tanda tangan basah sipenerima.

Pola yang Dotco Express terapkan merupakan bentuk upaya layanan yang maksimal kepada klien. Kami berupaya agar apa yang sudah klien bayarkan kepada Dotco Express, memberikan dampak yang signifikan bagi pertumbuhan dan perkembangan bisnis klien sendiri. 

 

Baca Juga : Permintaan Pengiriman Motor Dari Sawahlunto ke Tangerang