Oustanding Pembayaran Invoice Klien

Salah satu tugas saya sebagai sales di SAP Express adalah memastikan pembayaran jasa dari klien korporat berjalan lancar. Pembayaran dari klien bisa saja tersendat, bisa jadi karena memang ada prosedur atau kendala dari klien sendiri, ada juga kendala dari SAP Express sendiri baik yang salah atau yang parahnya klien udah bayar, namun belum di reconcile oleh team finance SAP Express.

Namun, sejatinya memang tidak akan ada kendala, ketika kita sebagai sales sangat intens berkomunikasi dengan klien kita terutama pada Person in Charge di bendahara atau bagian pembayaran dari klien tersebut.

Pada tahun 2018 kamaren, Alhamdulillah saya banyak mendapatkan klien korporat, namun penambahan klien tidak diiringi dengan penambahan SDM, sehingga banyak invoice yang telah diterima oleh klien, namun pembayaran belum masuk ke SAP. Bisa saja pembayaran dari mereka sudah masuk, namun tidak di reconcile dengan segera, bahkan ada yang tidak terfollow up dengan baik, sehingga mungkin bisa saja invoice hilang sama PIC mereka atau belum masuk proses pembayaran. Nah, ini yang paling kacaunya.

Belum lagi kondisi yang tercipta dari sebuah hasil keputusan yang membuat kacau balau semua. Pergantian nomor rekening penampungan invoice. Nah, ini akar persoalan yang membuat outstanding pembayaran sangat tinggi.

Seharusnya ketika ada pergantian nomor rekening pembayaran invoice, sebagusnya ada pemberitahuan dulu ke cabang masing-masing dan terutama kepada klien. Setelah itu, nomor rekening penampung yang lama jangan di tutup dulu, dibiarkan sampai tercipta mekanisme atau history baru pembayaran dari klien. Setelah history pembayaran tercipta, maka sales dan finance cabang akan mudah mempelajari perilaku pembayaran klien sehingga akan sangat mudah dalam mengendalikan angka oustanding pembayaran invoice.

Saya akui, saya agak lemah dalam hal administrasi pengarsipan. Alhamdulillah, permintaan penambahan SDM di bagian collection di ACC, akhirnya kami akan ada 4 orang khusus menangani outstanding pembayaran invoice klien.

Lancarnya pembayaran invoice dari klien, akan berdampak sangat baik pada neraca keuangan SAP Express. Semakin cepat klien membayarkan invoice ke SAP Express, semakin bisa kencang roda bisnis SAP Express bergerak ke depan. 

SAP Express merupakan perusahaan yang padat karya, bayangkan sejak berdiri di tahun 2014 sampai November 2019 saat ini, SAP Express telah mempekerjakan 5000 orang se Indonesia. Belum termasuk manfaat bagi agen, vendor atau pun rekanan SAP Express lainnya.

Semoga ke depan, Allah Swt memberikan tambahan amanah klien yang baik dan loyal, sehingga tercapailah target omset SAP Express, terutama cabang Padang yang membawahi seluruh kantor di Sumatera Barat. Aamiin.  

Saat ini pun saya telah melihat dan mempelajari kelemahan yang ada, insyaAllah perbaikan ke depan sudah mulai dilakukan. Termasuk ritme kerja yang setiap harinya harus saya dan team lakukan untuk membuat SAP Express Area Sumatera Barat untuk dapat tercapai omset dan target collectionnya. InsyaAllah.

Bagaimana dengan pekerjaan mu sobat? Apakah selalu ada evaluasi untuk perbaikan ke depan ?