Ekspedisi Khusus Pengiriman Perkantoran Terbaik di Sumatera Barat (Part 1)

Jasa Pengiriman paket atau dokumen perkantoran harus memiliki spesifikasi tertentu. Tidak semua ekspedisi (perusahaan Jasa Pengiriman) yang bisa melayani kiriman perkantoran.

Apalagi ada perusahaan atau perkantoran yang memiliki cabang atau sub cabang yang banyak di satu provinsi Sumatera Barat, seperti kantor perbankan Bank BRI, Bank Mandiri, BRI atau Bank Nagari misalnya. 

Jika ada ekspedisi yang mampu memberikan 20 jenis layanan di bawah ini, bisa dikatakan ini ekspedisi yang harus dijadikan pilihan pertama sebagai vendor pengiriman kantor Anda.

Apa saja 20 hal spesifik yang harus menjadi perhatian sebelum memutuskan menjadi vendor pengiriman dokumen/paket kantor ? 

1. Bisa melakukan penjemputan rutin 

Sebaiknya kita memilih vendor pengiriman yang bisa menjemput kiriman kita ke kantor. Bukan kita pula yang harus mengantarkan paket ke kantor vendor. 

Pilih perusahaan jasa pengiriman, yang mampu melakukan penjemputan 2-3 kali sehari (sesuai kebutuhan kantor kita). Contoh, jika pengiriman kantor sudah tersedia pukul 10.00 Wib dan ada lagi pada pukul 16.00 Wib, apakah pihak ekspedisi bersedia melakukan penjemputan ulang. Jika bersedia, sebaiknya ekspedisi tersebut yang menjadi pilihan utama Anda. 

2. Bisa bayar biaya pengiriman dengan sistem invoice bulanan

Jika harus membayar jasa pengiriman setiap kali mengirim tentu akan repot. Jika ada pihak ekspedisi yang bisa dibayar per bulan dengan sistem kredit, tentu akan memudahkan finance kantor untuk membayar jasa pengiriman.

3. Invoice jelas dan lengkap dengan faktur pajak

Invoice (tagihan) jasa pengiriman harus jelas dan rinci, serta dilengkapi faktur pajak. Dengan adanya faktur pajak memudahkan perusahaan untuk berurusan dengan kantor pajak. Biasanya juga dengan adanya faktur pajak juga akan dibarengi dengan potongan PPH 23. Toh, biasanya penyetoran pajak dalam invoice tersebut (1 % dari total invoice) yang bayarkan langsung juga pihak ekspedisi kan ya.

4. Ada layanan trace and tracking lengkap dan mudah untuk mencek seluruh kiriman kantor

Layanan ini akan memudahkan staf di kantor untuk mencek seluruh pengiriman. Lebih bagus lagi jika bisa diakses oleh seluruh staf, apalagi di cek secara bersamaan dalam satu waktu. 

Jika ada kiriman ribuan dokumen setiap bulannya dan hanya bisa cek satu persatu apalagi manual, ini tentunya akan memakan waktu. Sebagusnya ada sistem yang memungkinkan staf kantor klien dengan sekali klik saja sudah bisa mencek satu kiriman dengan lengkap dari ribuan pengiriman, tanpa perlu nomor resi untuk mencek kiriman tersebut. Ini tentu lebih canggih.

Bayangkan jika satu kantor yang berisi 100 orang dengan 10 bidang yang berbeda yang masing-masing mereka melakukan pengiriman surat misalnya. Mereka semua bisa mengakses seluruh pengiriman dari satu kantor tersebut, walaupun secara bersamaan dalam satu waktu. Bagaimana? sangat bagus bukan?

5. Bisa cek langsung tanpa menyebutkan nomor resi

Setelah di cek disistem, ternyata belum update status kiriman misalkan. Lalu staf kantor butuh status cepat untuk kiriman tersebut. Tentu pihak klien langsung menghubungi pihak ekspedisi. 

Misalkan, pengiriman Askrida tanggal 2 Desember 2019 tujuan bank Nagari Pulau Punjung. Staf klien tersebut hanya menyebutkan ke pihak ekspedisi,  " Askrida tanggal 2 Desember 2019 tujuan bank Nagari Pulau Punjung ". Hanya hitungan menit, ekspedisi bisa langsung mengetahui posisi dokumen yang di maksud, tanpa perlu menunggu nomor resi dari si klien. 

Kalau ada layanan ini pastinya staf  kantor klien si ekspedisi tentunya akan lebih senang dan sangat dilayani dengan cepat kan ya?

6. Pengiriman cepat dan aman

Untuk yang satu ini pasti. Jika pengiriman bisa cepat dan aman sampai ditujuan, tentunya sangat membantu sipengirim. Bayangkan, jika situasi dokumen ini sangat penting dan bernilai tinggi, dengan cepat sampai dan aman, klien sipengirim pasti akan lega dan sangat terbantu.

7. Tarif ekonomis atau sesuai dengan layanan yang diberikan

Jika tarif murah namun layanan amburadul, sama juga tidak bagus kan ya. Jika layanan dan fasilitas diberikan sangat lengkap dan kita terlayani dengan ramah dan cepat, walaupun biaya yang dikeluarkan sedikit lebih tinggi dari biasa, tentu tidak menjadi kendala kan ya?

8. Bisa cek foto sipenerima paket/dokumen dengan sangat gampang

Kenapa fitur ini sangat menjadi paling penting dibutuhkan oleh pihak sipengirim perkantoran? Pihak sipengirim pasti banyak mengirimkan dokumen untuk tujuan perkantoran pula. Satu kantor memiliki karyawan yang banyak. Bisa jadi suatu saat, pihak sipenerima belum menerima kiriman dari sipengirim. Padahal pihak ekspedisi sudah mengantarkan dengan tepat waktu dan diterima oleh security mereka misalkan.

Adanya status penerima dokumen dengan lengkap, seperti nama lengkap, status penerima, tanda tangan dan foto sipenerima, tentu lebih bagus dan cepat terdeteksi posisi dokumen tersebut.

9. Resi tanda terima asli disedikan untuk klien sipengirim

Memang dirasa tidak terlalu penting, bukti tanda terima asli dari sipenerima. Hal ini akan sangat penting tentunya bagi pihak leasing, perbankan, pegadaian dan kantor pajak.

Pihak leasing akan sangat bermanfaat jika dikembalikan resi tanda terima asli. Dengan begitu, mereka akan dapatkan bukti kuat jika suatu saat sipenerima dokumen "ngaku-ngaku" belum terima. Biasanya pengiriman dokumen SP, sering dibilang "belum terima" dan mengkambing-hitamkan pihak ekspedisi.  Ternyata dokumen sudah diterima, dan ada bukti sipenerima yang bisa dilihat dari resi tanda terima asli yang dikumpulkan dan diserahkan ke klien oleh pihak ekspedisi.

10. Tarif kiriman untuk karyawan sama dengan tarif khusus pengiriman kantor

Ini pihak ekspedisi yang memang berniat kerjasama dengan kliennya. Khusus staf satu kantor tersebut juga diberikan pelayanan khusus, minimal diberikan diskon pengiriman yang sama besarnya dengan diskon yang kantor terima.

Pasti suatu saat ada saja salah satu karyawan dalam kantor tersebut yang akan melakukan pengiriman paket/dokumen pribadi. Layanan dari pihak ekspedisi ini, tentunya sangat memberikan kemudahan dan perhatian serta penghargaan langsung kepada staf kantor tersebut.

Untuk 10 poin berikutnya, kita lanjutkan pada postingan setelah ini ya Sobat, silahkan klik >> Ekspedisi Khusus Pengiriman Perkantoran Terbaik di Sumatera Barat (part 2)