Langsung ke konten utama

Selamatkan Piutang Perusahaan

Seorang sales tidak hanya bertugas untuk membantu meningkatkan omset, namun juga membantu team finance agar bisa selamatkan piutang perusahaan pada klien. Jika sales tidak membantu, sama saja dengan menjual namun tidak di bayar. Ya...Capek kerja aja dong? Begitulah..

Tagihan invoice pada klien merupakan piutang perusahaan. Jika tidak tertagih dengan cepat maka akan menyulitkan neraca keuangan perusahaan. Jika piutang terlalu banyak pada klien, gimana perusahaan bisa beroperasi dan ekspansi maksimal ke depannya. Maka dari itu, piutang pada klien harus ditagih sesuai waktu perjanjian yang telah disepakati bersama.

Pada perusahaan ekspedisi ini yang sering menjadi kendala. Banyaknya perusahaan ekspedisi yang tersendat maju bahkan ada yang mati, salah satu penyebabnya adalah piutang yang tidak tertagih. Ini bisa jadi disebabkan oleh klien dan bisa juga disebabkan oleh SDM di perusahaan tersebut yang tidak serius dengan pekerjaannya dan melalaikan hak perusahaan pada klien mereka. 

Ada juga sih klien yang nakal, namun lebih kebanyakan kelalaian team sales dan finance dalam hal melakukan penagihan. Alhamdulillah, beberapa bulan ini cabang kami menjadi cabang terbaik dalam hal penagihan piutang perusahaan. Hampir 100 persen piutang tertagih. Sementara cabang lainnya banyak yang tidak mencapai setengahnya saja. Wah, gawat juga tuh, kenapa bisa begitu ya?

Berdasarkan pengalaman saya pribadi selama ini. Buntut awalnya adalah komunikasi antara sales dengan klien yang lemah. Sales hanya closing dengan terburu-buru, tanpa mengabaikan syarat yang diminta oleh klien. Sales hanya terkesan memburu klien baru, selalu dianggap hebat ketika berhasil menjaring klien dalam jumlah yang banyak serta mempunyai omset yang tinggi, tanpa memperhatikan efek kebelakangnya. 

Masih saat proses akuisisi klien, sales tidak mengenal perusahan klien dengan baik. Mekanisme operasional mereka, finance atau accounting mereka dengan baik. Padahal, bisa saja PIC antara bagian umum dengan PIC finance mereka berbeda. Sehingga, sales hanya mengetahui apa saja yang mereka kirim, namun belum mengetahui bagaimana cara penagihan pembayarannya kelak dan siapa yang akan melakukan pembayaran, serta bagaimana mekanisme pembayaran mereka.  

Biasanya, ketika saya akan mengakuisisi klien, biasanya saya tanyakan lebih detail. Siapa PIC yang akan melakukan pengiriman, siapa PIC yang akan bertanggung jawab terhadap pembayaran, saya tanya lebih lanjut. Kemudian, saya juga menanyakan kapan paling lambat invoice harus masuk ke klien, agar pembayaran bisa dilakukan dengan cepat. Tak ketinggalan, saat invoice nanti diberikan, apa saja yang perlu dicantumkan, apakah kwitansi juga, materai ditanggung klien atau tidak, kemudian PPN nya siapa yang bayar dan faktur pajaknya apa dicantumkan atau tidak.

Setelah saya mengetahui semuanya, barulah Form Register Pelanggan saya isi dengan lengkap. Kemudian, kirimkan FRP tersebut ke semua pic di kantor cabang Padang, maupun pic perusahaan saya di kantor pusat. Tidak hanya asal kirim, mekanisme kerja pun juga saya beritahu semua. Sehingga mulai dari kurir pick up, entry data processing, SPV Operasional, sampai Customer Service, Call center dan Data Support dan tidak ketinggalan PIC Finance juga mengetahui bagaimana mekanisme pelayanan terhadap satu klien tersebut. Dengan begini, kita harapkan, semuanya lancar kewajiban perusahaan dalam melayani klien termaksimalkan dan klien pun memberikan hak kita sebagai vendor mereka dengan baik dan tepat waktu tentunya.

Setelah klien datanya sudah diinput kemudian pick up paket/dokumen biasanya saya yang lakukan langsung pertama kalinya. Jika tidak sempat biasanya kurir pick up langsung yang sesuai jalurnya kami instruksikan sesuai waktu permintaan pick up dari klien. Dari sana saya tahu apa saja kirimannya sehari-hari bahkan berapa loadment rata-ratanya. Sampai kiriman mereka dalam sebulan pertama saya perhatikan, apa saja dan kemana saja tujuannya, serta layanan apa saja yang mereka gunakan. 

Setelah sebulan berjalan, tentu selanjutnya invoice diterbitkan. Biasanya, saya request khusus kepada finance cabang dan pusat, jika ada klien yang minta invoice cepat. Alhamdulillah, ini yang menyebabkan oustanding pembayaran invoice cabang Padang bisa kecil. Ketika invoice tersebut masuk tepat waktu ke klien, InsyaAllah pembayaran dari mereka pun bisa cepat. 

Sekali lagi tidak asal terbitkan invoice juga lho ya. Saya biasanya sudah memastikan apa saja yang di tampilkan dalam invoice tersebut kepada klien, sehingga revisi invoice bisa diminimalisir. Pengalaman yang sudah-sudah, banyak hal ini yang terlewatkan, karena masing-masing klien memiliki aturan keuangan sendiri-sendiri dan tak sama. Makanya ketika sudah sesuai permintaan klien, klien pasti akan bayar cepat.

Tata cara pembayaran invoice kita juga harus buatkan dan berikan kepada klien. Sehingga, bayarnya ke bank apa, nomor rekeningnya, kemudian setelah dibayar konfirmasi pembayarannya kepada siapa juga harus kita kasih tahu. Sehingga, ketika klien sudah bayar, kita bisa cek tanggal berapanya, ke rekening apa, jumlahnya berapa,sesuai apa tidak dengan jumlah uang yang tertera diinvoice.

Tak kalah pentingnya lagi, ke siapa invoice kita serahkan. Pengalaman saya yang sudah-sudah, salah satu sebab yang membuat invoice terlambat dibayarkan adalah invoice diberikan kepada orang yang tidak tepat. Apalagi untuk instansi pemerintah, biasaya PIC pembayaran dengan PIC yang mengeluarkan dokumen/paket berbeda orangnya. Biasanya saya langsung menyerahkan invoice ke PIC pembayaran. Sehingga, kemungkinan invoice tercecer kecil jadinya. Kemudian pembayaran invoice juga bisa cepat.

Beginilah yang biasa saya lakukan agar piutang perusahaan bisa diselamatkan dan dibayar tepat pada waktunya. Koordinasi dengan team finance juga harus baik, sehingga bisa saling Crosscheck dan berbagi informasi, begitu juga dengan pelaporan kepada finance pusat.

Adapun yang biasanya banyak cabang oustanding yang tinggi, salah satu penyebabanya adalah SDM nya sendiri. Seperti pada tulisan saya sebelumnya yang berjudul " Maju Terus Pantang Mundur " dijelaskan bahwa salah satu kelemahan terbesar sebuah perusahaan ekspedisi terletak pada SDM nya.
Jika SDM-nya lemah dalam berkoordinasi, lalai dalam tugas, acuh tak acuh atau alias tidak tanggung jawab dan yang terpenting tidak jujur, maka kebocoran keuangan perusahaan akan tinggi di sana.

Ketika kurir pick up atau sales sudah menerima pembayaran invoice, kemudian mereka lupa menyetorkan langsung pada finance. Finance juga lupa dan tidak mencatat pembayaran dari sales atau kurir pick up, kemudian juga tidak dilaporkan ke finance pusat, tentu ini akan menjadi masalah dan masuk lah data ini ke outstanding pembayaran. Ketika semuanya saling kontrol dan pencatatan rapi, maka hal ini tidak akan terjadi.

Ya, begitulah. Semoga juga menjadi pelajaran berharga bagi sobat Blog Riky Perdana dimana pun berada. Jika ada saran atau pengalaman yang berbeda, silahkan di tuliskan di form komentar di bawah ini ya sobat. Terima kasih. 

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Cara Cek Kiriman Standar Express untuk Penerimanya di Padang

Saya sering kali mendapatkan telpon dari sipenerima paket Standard Express untuk penerima dalam Sumatera Barat . Tidak hanya ke nomor pribadi saya, ke kantor SAP Express yang beralamat di jl. Jhoni Anwar No. Q 8 Ulak Karang Padang juga begitu, terlebih ke nomor telpon kantor 0751-446508. Setiap kali sipenerima bilang standard express, CS SAP Express langsung bilang saja, maaf salah sambung, Ini kantor SAP Express.  Ada juga yang ngotot dan menghubungi saya kembali dari nomor telpon yang berbeda. Lalu, saya jawab lagi, maaf Bu, sudah saya sampaikan bahwa kami bukan Standard Express, tetapi kami adalah SAP Express (Satria Antaran Prima). Kalau yang Ibu tanyakan tadi, mohon maaf saya tidak mengetahui. Memang benar, saya belum pernah mendengar apa itu ekspedisi Standard Express, apalagi untuk posisi kantornya di Padang saya belum pernah lihat.  Kemungkinan mereka baru menggunakan vendor lokal atau nebeng kirim paket melalui ekspedisi lainnya. Saking sering kena telpon seperti itu, saya

Pengalaman Pertama Ganti Regulator Gas

Sudah tiga hari kami tidak bisa masak di rumah. Kompor gas di rumah tidak bisa menyala. Ketika tabung gas yang habis kami ganti, pas mau pasang tabung yang baru, selalu ada bunyi sssssssts.... Ini pertama saya mengalami hal seperti ini, biasanya pas pasang pertama keluar bunyi seperti itu, dibuka dan coba lagi pasang gak ada bunyi untuk yang kedua. Namun kali ini, sudah berkali-kali di coba tetap saja keluar bunyi mendesis dan tercium aroma gas di dapur. Regulator yang kami gunakan sejak awal pasang kompor gas di rumah bermerek Star Cam seperti gambar di atas. Produk ini sangat bagus dan gampang pasangnya, namun untuk tabung gas yang berisi 3 kilo. Ketika tabungnya bentuk pegangannya tidak sesuai ukuran lekukannya atau mungkin penyok, maka agak sulit memasang regulator tersebut yang sesuai presisi. Sehingga, saya sering meluruskan dulu gagang tabung gas, dengan memukul dengan palu atau batu. Ketika regulator gak lurus pasangnya, sering terdengar suara mendesis...issst dan tercium b

Pengalaman Perdana Ikut Gurah Kesehatan

Tadi malam saya pertama kali mengikuti gurah kesehatan. Informasi tentang apa itu gurah dan manfaatnya sebenarnya sudah sejak se bulan yang lalu, info ini diberitahukan oleh Arif serta Ayahnya pada ku. Namun, karena sehubungan dengan bulan puasa, makanya kegiatan gurah ditiadakan pada saat itu, dan habis lebaran diadakan kembali. Kegiatan gurah kesehatan ini aku ikuti di Miftahussyifa, sebuah pondok pengobatan alternatif. Mulai dari pengobatan bio energy, totok wajah, gurah dan steam mata, gurah kesehatan serta bekam tersedia di sana, begitu juga dengan obat-obatan herbal yang di racik sendiri oleh Yayasan Miftahussyifa Bengkulu. Ketika saya bertanya ke salah satu terapisnya, yayasan Miftahusyifa ini sudah ada cabang se Sumatera dan Jawa, dan pusatnya di Bengkulu. Untuk di Padang saja stafnya kurang lebih 10 orang dengan keahlian yang berbeda-beda.  Untuk berobat pun di sini tidak ada dipungut biaya, namun hanya disediakan kotak sedekah, kita tinggal isi kotak sedekah te